Afgelopen periode sprongen veel overheidsorganisaties in het diepe als het gaat om online
participatie. De komende tijd wordt het ook weer mogelijk om offline bijeenkomsten te
organiseren. Op dit moment doe ik – vanuit de Hogeschool Utrecht met vijf partners uit de praktijk
– onderzoek naar hoe je een onderbouwde keuze voor een online en/of offline participatievorm kunt maken. We denken dat de vraag die centraal staat in een participatieproces daarvoor een
goed vertrekpunt is. In dit artikel wil ik deze manier van kijken naar participatie aan je voorleggen.
Er is inmiddels een groot aantal gidsen, stappenplannen en webinars beschikbaar over online
participatie. Zo was er al de keuzewijzer E-tools en dit voorjaar kwamen daar onder meer de Eerste
Hulp Bij Online participatie met tips en inzichten van de gemeente Groningen, de handreiking van de
gemeente Rotterdam en de inspiratiegids van Democratie in Actie bij. Wat opvalt is dat deze vooral
gaan over hoe je online participatie vorm kan geven, de technische (on)mogelijkheden en ervaringen
met allerlei tools. Dat is begrijpelijk omdat lopende participatietrajecten in allerijl online werden
voortgezet. Maar er is meer nodig om een effectieve participatievorm te kunnen kiezen. Dat is waar
we in het onderzoeksproject naar kijken.
Ons project was al gestart voordat de coronacrisis begon. In het project analyseren we het verloop
en de uitkomsten van participatieprocessen waarin online, offline of een combinatie van
participatievormen zijn gebruikt. Op zoek naar een manier waarop je onderbouwde keuzes kunt
maken voor een participatietool lijkt het type vraag dat centraal staat een goed vertrekpunt. Als je
begint bij het vraagstuk en wat je daarover wilt weten kun je op basis daarvan bepalen welke vorm
van interactie past. Vervolgens zoek je een participatievorm die die vorm van interactie mogelijk maakt.
Participatie is een manier om goed te luisteren naar de omgeving
Participatie is een van de manieren waarop organisaties luisteren naar hun omgeving, Macnamara
noemt dat organizational listening (2017). Door te luisteren naar de omgeving kun je rekening
houden met de ervaringen, ideeën en opvattingen van bewoners, ondernemers en andere
belanghebbenden. Door het formuleren van vragen voor de participatie geef je richting aan dat
luisteren. De vraagstelling stuurt de antwoorden die je krijgt. Kom je erachter wat je wilt weten door
het stellen van gesloten vragen of zijn open vragen nodig? Stelt de initiatiefnemer de vragen of
kunnen deelnemers ook vragen stellen, aan de initiatiefnemer of ook aan elkaar?
Stel een gemeente wil het voetgangersgebied in het centrum herinrichten. Hierover kun je heel
verschillende vragen stellen aan belanghebbenden. Bijvoorbeeld: hoe kan het voetgangersgebied het
best ingericht worden? Of: wat vinden belanghebbenden belangrijk bij de herinrichting van het
centrum?
Drie vormen van interactie
De volgende stap is vaststellen welke interactie nodig is om je vragen te beantwoorden. Om te
bepalen of een tool bruikbaar is voor een vraagstuk, moet je vervolgens kijken welke type interactie
deze mogelijk maakt. Hieronder licht ik drie typen van interacties toe (Mandurano & Meenar 2015),
waarbij ik er voor het gemak even vanuit ga dat een overheidsorganisatie het participatieproces
initieert.
- Eenrichtingsverkeer
De overheid informeert bewoners, ondernemers en andere belanghebbenden op een
begrijpelijke en transparante manier. Het ontsluiten van informatie is natuurlijk geen vorm
van luisteren, maar wel een voorwaarde voor een succesvolle uitwisseling tussen burgers en
de overheid. - Tweerichtingsverkeer
De overheid verzamelt informatie en stelt daarom vragen aan participanten. Dit kan
bijvoorbeeld gaan over hun ervaringen, opvattingen of ideeën. Hierbij zijn twee varianten:
1) De overheid stelt vragen en participanten antwoorden. Een voorbeeld is een eenmalige
(on- of offline) enquête of het raadplegen van burgerpanel of
2) De overheid stelt een vraag, participanten antwoorden en de overheid reageert daar dan
vervolgens op. Een voorbeeld is een informatiebijeenkomst (offline) of een webinar of een
interactief platform (online). - Meerdere richtingen
Participanten gaan met elkaar én met de overheid in gesprek. De overheid agendeert een
onderwerp, maar alle betrokkenen kunnen vragen stellen en reageren op elkaar. Er is ruimte
voor verdiepende vragen, bijvoorbeeld naar motieven. De overheid probeert een beeld te
krijgen over hoe verschillend betrokkenen ergens over denken en de achtergronden daarvan.
Multistakeholder gesprekken zijn passend bij complexe vraagstukken en als je in
samenspraak met participanten tot een oplossing of aanpak wilt komen. Een voorbeeld is
een bijeenkomst (offline) of een meeting via Zoom of MS Teams.
Terug naar het voorbeeld. Stel dat je wilt weten wat gebruikers belangrijk vinden bij de herinrichting
van het voetgangersgebied. Dat kun je op een eenvoudige manier vragen met behulp van een kort
vragenlijstje. Dat kun je online uitzetten – via een eigen platform of sociale media – of je kunt het
gewoon vragen op straat. Het kan ook zijn dat er al twee of drie ontwerpen zijn voor de herinrichting
en dat je die voorlegt aan gebruikers van het centrum. Je vraagt participanten welk van de
ontwerpen hun voorkeur heeft en waarom en beantwoordt hun vragen over het de verschillende
ontwerpen. Dat kan door een informatiebijeenkomst of een online webinar. Twee mogelijke vragen
over de herinrichting van het centrum die je met behulp van tweerichtingsverkeer kunt
beantwoorden.
Het kan ook zijn dat een multistakeholder gesprek nodig is. Je nodigt verschillende groepen
gebruikers, voetgangers, fietsers, ondernemers en bewoners uit om mee te denken over een plan
voor de herinrichting. De vraag die je beantwoord wilt zien kan zijn: hoe kan het voetgangersgebied
worden ingericht zodat het tegemoet komt aan de behoeften en belangen van verschillende groepen betrokkenen?
Ervaringen in coronatijd
De afgelopen maanden zie ik vooral veel online activiteit als het gaat om tweerichtingsverkeer. Er
wordt informatie uitgewisseld tussen participanten en de initiatiefnemer. Het online informatie
verzamelen was bij veel gemeenten natuurlijk al ingeburgerd. Bijvoorbeeld door een beperkt aantal
vragen uit te zetten via een flitspeiling of door het raadplegen van een burgerpanel of online
platform. Door de beperkingen van corona wordt de informatieavond vervangen voor de digitale
variant ervan: een webinar of online presentatie in combinatie met de mogelijkheid om via de chat of
per mail vragen te stellen. De gemeente licht toe wat de plannen zijn en bewoners mogen vragen
stellen die vervolgens beantwoord worden.
Van multistakeholder gesprekken zie ik veel minder voorbeelden langs komen. Hier valt nog heel veel
te leren over de mogelijkheden en beperkingen online. In dergelijke verdiepende gesprekken gaat
het niet uitsluitend om het uitwisselen van informatie en opvattingen maar om het uitwisselen van
onderliggende waarden en emoties, en om het vinden van oplossingen voor complexere
onderwerpen waarbij er sprake is van verschillende belangen. Hoe creëer je online een veilige setting
voor een goed gesprek?
Online valt (nog) veel non-verbale communicatie weg. Als je elkaar wel ziet, gebeurt er zoveel meer
dan wat er wordt gezegd. Dit verklaart ook waarom videobellen zo vermoeiend is: onze hersenen
maken overuren om non-verbale signalen op te vangen en te duiden zoals we dat doen wanneer we
elkaar in de ogen kijken. Maar online is het heel lastig te duiden wat er aan de andere kant van het
scherm gebeurt. Is iemand afgeleid of geïrriteerd en waar komt dat dan door?
Volkomen begrijpelijk dat complexe onderwerpen (nog) lastig online te bespreken zijn. Online
participatie heeft veel voordelen zoals snelheid, potentieel bereik, asynchroniteit, anonimiteit en
interactie mogelijkheden (Brabham, 2009). Maar wanneer de complexiteit van een vraagstuk
toeneemt en er meer nodig is dan het uitwisselen van informatie wordt het lastiger. Zo zie je dat
gemeenteraden wel online vergaderen maar dat bij echt belangrijke kwesties wordt gekozen voor
het debat in de raadszaal.
Vincent van Stipdonk maakte een rondgang langs een aantal gemeenten over participatieprocessen
in het kader van aardgasvrije wijken. Hieruit kwam naar voren dat het ophalen van opvattingen in
deze projecten online wordt voortgezet, maar dat het maken van keuzes in een wijk toch het liefst in
offline wordt gemaakt. Ook nieuwe projecten worden als dat kan uitgesteld. Zoals een van de
geïnterviewden zegt: ‘Hoe behoud je het persoonlijke contact als je elkaar geen hand kunt geven en
niet kunt keuvelen over kleine dagelijkse dingen?’
Houvast bij keuzestress
Terug naar het begin: Hoe kun je onderbouwd keuzes maken voor de inzet van participatietools? In
dit artikel heb ik je meegenomen in een benadering waarbij de vragen die je wilt stellen leidend zijn.
Je kiest een tool die de interactie mogelijk maakt om ze te beantwoorden. Misschien is dit een
manier die bruikbaar is en je helpt bij het maken van keuzes? Kauw er eens op deze zomer. Reacties
zijn zeer welkom en neem ik mee in het onderzoek!
Voor dit artikel heb ik dankbaar gebruik gemaakt van de scherpe en inspirerende gesprekken met de
praktijkpartners van het onderzoeksproject ‘Online en/of offline?’. Het lectoraat Communicatie in
Digitale Transformatie van de Hogeschool Utrecht is initiator van dit door SIA-RAAK gesubsidieerde
KIEM project. Met de uitkomsten van het onderzoek willen we een instrument (prototype)
ontwikkelen dat participatieprofessionals helpt bij het maken van onderbouwde keuzes voor de inzet
van participatietools. We verwachten in het najaar de eerste resultaten van het onderzoek.
Dit blog is eerder geplaatst op de website van Overheid en Contact.